Transparencia y Rendición de Cuentas

Información Administrativa y Financiera 

Helvetas Guatemala es una agencia de cooperación internacional con principios de transparencia y  el compromiso de cumplir con las leyes vigentes en el país, entre otras con la “Ley de Acceso a la Información Pública”. Para la gestión administrativa y financiera, Helvetas Guatemala cuenta con los siguientes Reglamentos y Procesos:

Manual Administrativo y Financiero 

Uno de los propósitos del Reglamento Administrativo y Financiero es el de proporcionar información al personal de Helvetas Guatemala sobre las reglas y lineamientos que deben cumplirse dentro de la institución tanto para el adecuado cumplimiento de sus objetivos, como para la apropiada protección de los recursos de la institución. Al tener reglas claras contribuimos al segundo propósito del manual, que es la prevención de la corrupción, la cual abarca todas aquellas formas que estén relacionadas a la no correcta utilización de los recursos institucionales y que pueden ser ilegales o no ilegales, pero si existe un trato preferencial a personas o grupos se puede calificar de corrupción.
 
La corrupción puede adoptar formas diferentes. Particularmente, se hace distinción entre coerción, soborno activo y/o pasivo, así como a la concesión o recepción de privilegios. Para cada país el director y el contador son los responsables de los fondos. En ese sentido, el rol frente a los proyectos, no es solamente de orientación, sino principalmente de supervisión.

El seguimiento de una administración y gestión financiera adecuada se orientará por lo siguiente:

Verificación Social 

En el 2011 iniciamos un proceso de Verificación Social entre los proyectos para la transparencia, rendición de cuentas y participación de la población y nuestras contrapartes de los proyectos ejecutados. La Verificación Social se basa en un proceso metodológico de tres etapas: Planificación, Monitoreo y Evaluación, todas éstas se realizan de forma participativa. Los resultados se sistematizan y se documentan en herramientas de comunicación llamadas “Verificador Social”.

Informes Financieros Anuales 

Todos los proyectos cuentan con un presupuesto de fase y un presupuesto anual. El año fiscal de HGA es de 12 meses, del período del 01 de enero al 31 de diciembre de cada año. Tanto para la planificación del presupuesto, como para el registro de gastos y el control financiero, se utiliza el Plan de Cuentas de Helvetas. En caso de diferencias entre los formatos para presupuesto e informe financiero entre el Plan de Cuentas de Helvetas y las especificaciones del donante, se manejan las dos versiones paralelamente en la Contabilidad de la Dirección de Programa. También se elaboran informes financieros parciales en cada trimestre del año, se envían informes a nuestra sede en Suiza, como a nuestros donantes locales.

Informes de Auditoría Externa 

La auditoría externa se realiza una vez por año entre mitad de enero y finales de febrero por parte de una Empresa Auditora independiente con acreditación internacional. Incluye la revisión de todas las cuentas en todas las oficinas de HGA con visitas de campo y a contrapartes, dependiendo de la necesidad y de la decisión por parte de los auditores. En caso de proyectos con más de tres (3) contrapartes, se hace una selección transparente de las contrapartes a auditar antes de iniciar el trabajo. El Informe Final de Auditoría para todo el programa incluyendo, la Carta a la Dirección se entrega en dos originales, una para la Dirección de Programa y otra para HCH. En caso de proyectos con financiamiento por terceros, se preparan Informes de Auditoría específicos para estos proyectos y por esta razón somos visitados por más de una firma de auditoría al año.